En ocho cortas semanas, te guste o no, tu declaración de impuestos vence. No dejes que se te acerque sigilosamente. No hay razón para que la temporada de impuestos sea un torbellino de preparaciones de última hora que culminen con una carrera hacia la oficina de correos (o al contador). Si sigues unos pocos pasos cada semana, te sorprenderá lo mucho más fácil que será todo cuando llegue el 15 de abril. Pero, a menos que seas un experto en finanzas, es posible que no sepas cómo desglosar una tarea tan abrumadora. Por eso hemos preparado este calendario de preparación de impuestos. Aunque parezca que tiene muchos pasos, la “cita” promedio en la lista a continuación no debería tomarte más de sesenta minutos para completar, ¡y muchos pueden tomar menos de cinco! Mantente en este horario y tendrás más posibilidades de pasar esta temporada de impuestos sin errores y con la cordura intacta.
Primero: Reserva Tiempo Con Tu Contador y Compra un Organizador de Impuestos
Si vas a trabajar con un contador para preparar tus impuestos y aún no te has reunido este año, llámala hoy y haz una cita para revisar tu declaración en unas cuatro semanas. Prepárate para juntar toda la documentación necesaria comprando un archivador acordeón, como el Tax.filer de Buttoned Up (http://www.getbuttonedup.com/our-products/filing-systems/tax-filer/), o uno simple con al menos 10 bolsillos en una tienda de suministros de oficina como Office Depot.
Semana del 1 de marzo:
Realiza estos pasos durante la primera semana de marzo.
1. Localiza la Declaración del Año Pasado:
El mejor punto de partida para tu preparación de impuestos es la declaración del año pasado. ¿Por qué? Porque te servirá como una hoja de trucos para la declaración de este año. Lo más probable es que todo lo que incluiste en la declaración del año pasado lo necesites nuevamente este año. Así que, haz una lista de todas las fuentes de ingresos y cada deducción detallada para servir como tu lista maestra para las declaraciones de 2009. También te indicará si tienes un saldo a favor o cómo trataste ciertos ingresos anteriormente. Una vez que la encuentres, haz una copia y ponla en tu archivador en un bolsillo marcado “Declaración 2008”.
2. Reúne la Información del Seguro Social
Necesitarás la información del seguro social para cualquier dependiente declarado en tu declaración, y de tu cónyuge si presentas en conjunto. Junta esa información ahora para que no andes corriendo como un pollo sin cabeza en el último minuto. Coloca eso en un bolsillo nombrado “Dependientes.”
3. Reúne tus W-2 y 1099 Relacionados con el Trabajo
La mayoría de los empleadores habrán enviado formularios W-2 a sus empleados y formularios 1099 a los contratistas independientes para finales de enero. Estos documentos detallan la cantidad de dinero que ganaste durante el año anterior y la cantidad de impuestos retenidos. Revisa todos los documentos que has recibido para asegurarte de que sean precisos, suma el ingreso ganado y los impuestos retenidos en una hoja separada y luego coloca eso junto con los formularios en tu archivo bajo una pestaña nombrada “Ingreso por Trabajo.” Si te falta alguno, contacta al empleador de inmediato para obtener tu copia.
4. Reúne Formularios para Ingresos de Inversiones e Intereses Ganados
Las empresas de inversión te enviarán un formulario 1099-B, típicamente antes de finales de enero, detallando las operaciones de acciones y bonos que realizaste durante el año fiscal 2009. Para cada valor vendido, busca su costo base y anota si mantuviste esa acción por más o menos de un año. Luego, calcula tu obligación total de impuestos sobre ganancias de capital usando una calculadora como esta que encontramos en Moneychimp.com: http://www.moneychimp.com/features/capgain.htm. También reúne cualquier formulario K-1 de sociedades, estados de cuentas de bancos/casas de bolsa que detallen los ingresos de intereses ganados y registros de ingresos por alquiler u otros ingresos suplementarios. Suma el ingreso neto suplementario ganado en una hoja separada y colócalo con los documentos fiscales en un bolsillo titulado “Ganancias de Capital.”
7 de marzo: Si Vendes Tu Casa Este Año, Reúne Pruebas de Gastos de Mejora Deducibles.
Siempre que tengas pruebas de que incurriaste en gastos de mejora del hogar, puedes deducirlos del costo original de tu casa al determinar la ganancia de capital sujeta a impuestos. Consulta con el IRS o un contador si no estás seguro de qué gastos son deducibles. Coloca el ingreso neto ganado de la venta de tu casa junto con toda la documentación relevante en la carpeta nombrada “Ganancias de Capital.”
8 de marzo: Reúne Formularios 1098 para Intereses Hipotecarios Deducibles.
Tu compañía hipotecaria te proporcionará un formulario 1098 detallando los intereses que has pagado en tu préstamo durante el año. Resalta el monto total de intereses pagados y verifica eso contra tus estados de cuenta hipotecarios para asegurar su precisión. Luego archiva el formulario 1098 en un bolsillo titulado “Deducciones.”
10 de marzo: Reserva Pruebas de Contribuciones a IRA y Verifica las Deducciones Permitidas
En 2008, se permitió a las personas menores de 50 años contribuir $5,000 a sus cuentas IRA, y a los mayores de 60 se les permitió aportar $6,000. Reúne cheques cancelados o estados de cuenta como prueba de tu contribución. Luego consulta http://www.irs.gov/publications/p590/ar01.html#en_US_publink1000230270 para obtener información sobre cuánto puedes deducir. Toma nota de eso y mantenlo junto con tu prueba de contribución. Coloca tanto la prueba de las contribuciones como la cantidad que puedes deducir en el bolsillo nombrado “Deducciones.”
12 de marzo: Reúne Recibos Relevantes Relacionados con el Trabajo.
Si gastaste dinero en algo relacionado con el trabajo, como un uniforme o una computadora, pero no te reembolsaron por el gasto, es deducible. Si eres autónomo, muchos de los elementos que utilizas para ejercer o promocionar tu negocio son deducibles, como: computadoras, teléfonos, servicios públicos y suministros de oficina. Junta todos los recibos relevantes. Si no estás seguro de si un artículo es deducible, colócalo a un lado en una pila con un signo de interrogación. Suma el monto gastado en artículos que estés seguro de poder deducir, anótalo en un papel (o en una hoja de cálculo que imprimas), pégalo con el conjunto de recibos asociados a esos artículos y colócalo en la carpeta marcada “Deducciones.”
14 de marzo: Reúne Registros de Deducciones Caritativas
Puedes tomar deducciones por dinero y bienes donados a organizaciones benéficas. Sin embargo, debes incluir los recibos que detallan la cantidad de dinero y/o artículos que donaste con tu declaración de impuestos. Consulta con el IRS para ver qué documentación se considera necesaria para bienes monetarios y físicos y reúnete con esos documentos hoy, junto con cualquier fotografía que puedas tener que justifique el valor de los artículos físicos dados. Colócalos en el bolsillo marcado “Deducciones.” Si te das cuenta de que olvidaste obtener un recibo por una donación particular, contacta a la organización para conseguir la documentación necesaria.
16 de marzo: Reúne Pruebas de Compra de Bienes Eficientes en Energía.
El gobierno federal y el IRS quieren promover un consumo eficiente en energía. Si compraste vehículos o artículos que hacen que tu hogar sea más eficiente, como sistemas de energía solar, aislamiento, calentadores de agua, calderas o termostatos, puedes calificar para créditos fiscales. Junta tus pruebas de compra y colócalas en un bolsillo marcado “Energy Star.”
18 de marzo: Reúne Recibos para Copagos Médicos
Si bien el costo del seguro deducido de tu cheque generalmente no es deducible, cualquier factura de médico u hospital que copagaste a lo largo del año es deducible y debe estar detallada en tu declaración. Junta todos los recibos, súmalos, anota el total en un papel separado y archívalos en el bolsillo marcado “Deducciones.”
21 de marzo: Elabora tus Declaraciones
Ahora que has reunido la documentación relevante, llenar realmente los formularios fiscales debería ser más sencillo. Imprime un conjunto de formularios federales, estatales y locales, toma un lápiz y haz un “borrador” de la declaración de impuestos. No te preocupes por revisar obsesivamente. Solo completa lo que puedas, resaltando las áreas en las que tengas preguntas.
22 de marzo: Reúnete con Tu Contador
Revisa las declaraciones borrador que has preparado y muestra la documentación relevante. Haz preguntas. Obtén orientación sobre cómo revisarlas, o entrega las declaraciones al contador para que las finalice.
29 de marzo: Verifica tu Declaración
Nadie más que tú es responsable de firmar el documento final. Revisa tus borradores nuevamente y verifica todas las cifras y respaldos relevantes. El error más común que encuentra el IRS es el de totales mal calculados. Asegúrate de corregir cualquier error.
8 de abril: Completa tu Declaración Final y Envía
Pon toda la documentación de respaldo de nuevo en la carpeta acordeón, etiqueta el exterior de la carpeta “Año Fiscal 2009” y guárdala en un lugar seguro. Necesitarás conservarla durante 7 años en caso de ser auditado. Como alternativa al correo tradicional, considera presentar electrónicamente, ya que recibirás tu reembolso mucho más rápido.
Mirando Hacia Adelante…
En los meses siguientes, utiliza la segunda carpeta acordeón que compraste para mantener organizados desde el principio los recibos para el año fiscal 2010.
Sobre Sarah Welch y Alicia Rockmore
Son las cofundadoras de Buttoned Up, Inc. (www.getbuttonedup.com), una empresa dedicada a ayudar a mujeres estresadas a organizarse y coautoras de “Todo (casi) en su Lugar.” ¡Bienvenidas tus opiniones! Visítanos en www.getbuttonedup.com y síguenos en Twitter @getbuttonedup.
