Quizás algo así te ha sucedido. Son las 8:15 AM y estás saliendo corriendo de casa, con un café en la mano y ya quince minutos tarde para el trabajo. De repente, te das cuenta de que una vez más has olvidado entregar los documentos de vacunación de tu hijo a la oficina de la escuela. Sin ellos, no podrá ir en la excursión de clase. Regresas corriendo a la casa, abres rápidamente tu archivador y comienzas a buscar frenéticamente. ¿Está archivado bajo su nombre? ¿Bajo vacunaciones? ¿Bajo el nombre del doctor? ¿O simplemente no está archivado? Te topas con tus últimos cinco años de facturas de electricidad, ese artículo sobre viajar a Bhutan e incluso la lista del equipo de béisbol del año pasado, pero no encuentras los documentos de vacunación. Entonces te preguntas, ¿por qué tienes un archivador en primer lugar?
No Estás Solo
Si alguna vez has “perdido temporalmente” (es decir, has perdido) un documento, no lo has archivado, o lo has archivado y lo has perdido en el mar de carpetas, no estás solo. Si preferirías estar sentado con la boca abierta y las piernas arriba en un cómodo asiento en la oficina del dentista a lidiar con papeles y un archivador, te comprendemos. Afortunadamente, hay una solución mucho menos dolorosa que la silla del dentista.
Alicia sobre “El Mito del Archivador”
Según la Asociación Nacional de Organizadores Profesionales, las personas desperdician una hora al día—aproximadamente doce semanas al año–buscando información que saben que tienen pero no pueden encontrar. Uno de los mayores culpables es el archivador. Al comprar y llenar un archivador formal, nos damos la ilusión de que estamos manteniendo nuestra información importante en orden. Desafortunadamente, generalmente es solo el comienzo de un caos organizacional más grande, ya que simplemente metemos todo en el archivador, esperando que se organize mágicamente cuando cerramos el cajón.
Sarah sobre “Identificando Cómo Archivas”
Antes de averiguar cómo solucionar tus problemas de archivo, es inteligente reconocer cómo actualmente organizas tu información importante. ¿Eres alguien que archiva tanta información que es difícil encontrar lo que necesitas? ¿O no archivas nada y mantienes todo en montones, apilamientos y cajas? (Un estudio ha encontrado que casi la mitad de la fuerza laboral son “apiladores”). ¿O eres alguien que ha adoptado un sistema de archivo que es demasiado complicado y engorroso para encontrar información importante rápidamente?
Limítate
No importa qué tipo de archivador seas, hemos descubierto que una de las claves para localizar información rápidamente es limitar el número de archivos que tienes en tu sistema de archivo activo o diario a solo diez. Aquí te mostramos cómo configurar tu sistema de archivo esencial. El resto debería fluir fácilmente una vez que termines.
Consigue materiales básicos de archivado
Comienza por encontrar un Cajón de archivo vacío o comprar una caja de archivos. Luego, consigue diez carpetas colgantes con etiquetas. Ves, eso fue fácil.
Las primeras nueve
Etiqueta nueve carpetas de archivo de la siguiente manera: Información Familiar, Médica,
Seguros, Legal, Financiera / Dinero, Hogar, Escuela, Trabajo, Impuestos.
¡Guau, eso fue aún más fácil que el primer paso!
El comodín
La décima carpeta depende de ti. Puede ser cualquier cosa excepto miscelánea o todo lo demás. Ejemplos de lo que algunas personas han elegido incluyen objetos de valor, automóvil, bienes raíces, viajes o incluso planificación de emergencias. Créelo o no, para la mayoría de las personas, estas categorías son suficientes para archivar toda su información más importante. Esta es nuestra regla 80/20 en práctica y si lo intentas, verás que funciona.
Sobre Sarah Welch y Alicia Rockmore
Son las cofundadoras de Buttoned Up, Inc. (www.getbuttonedup.com), una empresa dedicada a ayudar a mujeres estresadas y ocupadas a organizarse, y coautoras de “Todo (casi) en su Lugar”. ¡Agradecemos tus comentarios! Visítanos en www.getbuttonedup.com
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